올바른 회의란?

회의?

일단 회의는 무엇인가? 사전적 의미로는 여럿이 모여 의논함 이다.

그러면 더 나아가 의논함은 무엇인가? 의견을 주고 받는 것이다.

 

우리는 이것을 알아야 한다.

회의는 여럿이 모여서 하나 이상의 일을 가지고 의견을 주고 받는다는 것을 말이다

 

저는 솔직히 그렇게 생각합니다.

"회의는 안하면 안할 수록 좋다" 라고요.

 

그러면 왜 그렇게 생각하는 지 말을 해야겠죠.

 

회의를 하면 안되는 이유

1. 여럿이 모이는 것은 큰 비용입니다.

여태까지 경험한 회의에서 많은 사람들이 간과하는 부분이 있다.

그것은 "회의는 비용이 없다" 라고 생각하는 것이다.

 

하지만 이것은 너무 큰 착각이다.

 

회의는 보이지 않는 큰 비용을 지출하는 것이다.

 

이 비용을 결정하는 부분은 여러가지 요소가 있겠지만 크게 두 가지다.

• 인원
• 시간

 

더욱 더 세세하게 나타내면 한 인원이 가지고 있는 일에 대한

중요도와 긴급도가 있겠지만 이거를 고려하면 끝도 없으니 위의 두 가지로만 말을 한다.

 

시급 1만원인 사람이 5명이 모여서 1시간 회의를 했다.

그러면 그 회의의 비용은 5만원이다.

그러면 많은 사람들이 이렇게 생각할 것 이다.

"의외로 비용이 저렴한데" 라고

 

그런데 그 회의의 결과가 오늘 점심 된장찌개로 고르는데에 든 비용이라고 생각하면 생각은 달라진다.

 

10,000 * 5 * 1 => 점심 된장찌개

 

이걸보고 우리는 생산성이 없는 일을 한다고 한다.

하지만 대부분의 회의는 여기에서 벗어나지를 못한다.

 

이유는 회의는 비용이 없다 라고 생각하기 때문이다.

 

2. 의견을 주고 받는 것을 못하는 사람들이 많습니다.

우리의 회의에 주된 목적은 여럿이서 의논함에 있습니다.

하지만 잘못된 회의는 의논을 하지 않습니다.

 

정확히 말하면 제대로 된 의견을 나누지 않습니다.

 

이유는 아래와 같습니다.

• 주제에 대한 의견을 나누지 않는다.
• 의견을 전달만 할 뿐 받는 것은 하지 않는다.

 

주제에 대한 의견을 나누지 않는다

우리가 이전 주제로 돌아와서 만약에 생산성은 없지만 점심메뉴에 대한 회의를 진행한다고 가정합니다.

그러면 우리는 점심 메뉴에 대한 각자의 선호도, 알레르기, 가격 등등... 을 고려하고 의견을 나눕니다.

 

그런데 갑자기 어떤 사람이 점심 메뉴라는 주제와 벗어난 저녁 메뉴를 이야기 하는 상황이 발생합니다.

 

그러면 이 회의는 주최자의 역량에 따라 바로 잡아질 수도 아니면 산으로 가게 되어 결국에는 시간 비용이 증대되어집니다.

 

이렇게 조금은 극명하게 보이는 예시라서 혹시 설마 이렇게 생각할 수도 있겠지만

현실적으로 봤을 때에도 주제가 조금이라도 벗어나게 된 경우에는 이러한 결과를 초래하게 됩니다.

 

의견을 전달만 할 뿐 받는 것은 하지 않는다

회의는 의견을 주고 받는 것이지 일방적으로 전달만 하는 것은 아닙니다.

그저 우리가 의견을 전달만 하고 받는 행위가 없으면 사실 회의는 의미가 없습니다.

 

만약에 누군가가 못 먹는 메뉴를 불렀는데 다른 사람이 이것을 받는 행위가 없다면?

그래서 그 메뉴가 본인이 먹고싶다고 요청하는 경우가 생기겠죠 그러면 두번 일을 하게 되는 경우입니다.

 

시간이 증대되거나 그저 회의가 필요없어지는 경우가 생길 수도 있죠.

 

이렇듯 우리가 의견을 주고 받는 행위가 일어나야 합니다.

 

해결 방안

1. 가급적 회의를 하지 말아라

이렇게 말하는 이유는 무엇일까요?

• 회의가 그렇게 의미가 없어서?
• 회의가 그냥 하기 싫어서?

 

사실 대부분의 회의는 회의를 할 필요성이 없는 경우가 더 많습니다.

 

우리는 생각해야 합니다.

회의를 하기 이전에 회의가 필요한건가? 말이죠.

하지만 그냥 회의하면 편하기 때문에 회의를 선택하는 경우가 많습니다.

 

흔히 우스겟 소리로 말해서 라떼는 말이야 이렇게 하는데 차용해서

요즘엔 말이죠 사실 회의 전 단계에서 해결하는 데 도움을 주는 도구들이 너무 많습니다.

 

그리고 만약에 회의를 하게 되더라도 해당 도구들의 도움이 있다면 회의 시간이 대폭 줄어들겠죠.

 

도구들은 메신저, 프로젝트 관리 소프트웨어, 공유 노트, 등등... 이 있습니다.

 

그리고 대부분은 메신저로 해결이 되는 경우가 많습니다.

이유는 요즘 메신저는 다양한 기능을 제공합니다.

달력, 투표, 리액션, 공지, 봇 등등... 진짜 다양하게 제공합니다.

 

제공되어지는 기능을 조금만이라도 활용한다면 불필요한 회의는 많이 줄어들게 됩니다.

 

2. 회의에 대한 규칙을 정해라

우리가 가급적 회의를 하지말라고 했음에도 회의를 했다면 유의미한 결과가 나와야합니다.

 

그런데 그 유의미한 결과가 얼마만큼의 비용을 투자해서 나왔는 지 알아야합니다.

 

유의미한 결과에 대한 비용의 최솟값은 정해져있습니다.

하지만 반대로 최대값은 정해져있지 않습니다.

 

그렇다면 결과가 나온다는 가정하에 우리의 목표는 비용의 최소화입니다.

 

그렇기 위해서는 규칙을 정해야 합니다.

• 의견을 말하기 이전에 한번은 생각할 수 있게 만드는 규칙(주제 적합성, 의견의 중복 등등....)
• 다른 사람들의 의견을 들었을 때에 대한 반응에 대한 규칙(동의, 부정, 주제에 벗어났다고 생각되어질 때에 대한)

 

제가 생각을 했을 때는 이렇게 나오지만 더 나오는 경우가 많을 것 같습니다.

위의 규칙은 모임에 따라 당연하게도 다르게 나오지만 규칙의 필요성이 줄어들지는 않습니다.

 

결론

회의 무용론은 아닙니다.

회의는 중요합니다. 하지만 회의에서 겪는 불순물들이 너무 많습니다.

이러한 불순물들은 필요없는 비용을 만들고 다른 일에 지장을 줍니다.

 

그렇기에 우리는 건실한 회의를 할 필요가 있습니다.

 

세줄 요약

1. 가급적 회의는 삼가하라
2. 도구를 적극적으로 활용하라
3. 회의를 한다면 최소한의 비용을 달성하도록 노력하라